Mehrwertsteuersenkung für Beherbergungsbetriebe

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Automatisierte Anpassung der Mehrwertsteuer an die geltenden Gesetze

Die deutsche Bundesregierung hat beschlossen, den Mehrwertsteuersatz im zweiten Halbjahr 2020 abzusenken. Die österreichische Bundesregierung hat ähnliche Maßnahmen angekündigt. Es ist zu erwarten, dass hier noch einige Beschlüsse und Änderungen folgen werden und sich die gesetzlichen Rahmenbedingungen einige Male ändern werden.

Die Basis für die Mehrwertsteuer ist immer der Leistungszeitraum, das heißt wenn Sie mehrere Buchungen abrechnen, können unterschiedliche Steuersätze zum Tragen kommen. Eine fixe Einstellung für die Mehrwertsteuer (wie sie in vielen Hotelsoftwareprodukten und auch bisher in der Zimmersoftware bestanden hat) ist für die Zeit von häufigen Gesetzesänderungen nicht mehr ausreichend.

Durch diese Probleme ist zu erwarten, dass viele Betriebe nicht voll von der Mehrwertsteuersenkung profitieren können, weil die verwendete Software auf diese schnellen Änderungen nicht vorbereitet ist.

Wir bei Zimmersoftware haben sofort reagiert und werden alles dafür tun, dass unsere Kunden von der Mehrwertsteuersenkung im vollen Umfang ohne Mehraufwand bei der Verwaltung profitieren können.

Steuerprofile in Zimmersoftware

Bei Steuerprofilen kümmert sich der Zimmersoftware-Kundendienst um die korrekte Abbildung der Steuersätze, also zum momentanen Stand in Deutschland im zweiten Halbjahr 2020 16% statt 19% und 5% statt 7%.

Für Sie als Vermieter werden alle Buchungen automatisch mit den korrekten Steuersätzen abgerechnet je nachdem in welchen Leistungszeitraum sie fallen.

Es ist zu erwarten, dass sich die Rahmenbedingungen in der Zukunft mehrmals ändern werden, bereits heute erwarten viele Beobachter, dass die Mehrwertsteuerabsenkung verlängert werden wird - wahrscheinlich mehrmals. Sie müssen sich um diese Dinge nicht mehr kümmern, alle neuen gesetzlichen Rahmenbedingungen werden automatisch vom Zimmersoftware-Kundendienst konfiguriert sobald sie von den jeweiligen Regierungen beschlossen werden.

Zimmersoftware kümmert sich um alle Feinheiten, die oft nicht offensichtlich sind, z.B. in welche Periode die Nacht vom 30. Juni auf 1. Juli fällt. (In Deutschland gilt der Abschluss der Leistung als maßgeblich, daher fällt diese Nacht bereits in den gesenkten Steuersatz.)

Wann werden Steuerprofile verfügbar sein?

Wir werden noch im Juni die Updates für alle deutschen Kunden durchführen, es werden die Kunden nach und nach umgestellt.

Sie bekommen die Nachricht "Neues Profil (Mehrwertsteuer): 'DE'" im Chat angezeigt, sobald die Umstellung bei Ihrem Betrieb stattgefunden hat.

In Österreich werden wir die Steuerprofile einführen, sobald die offiziellen Beschlüsse klar sind.

In Österreich bekommen Sie dann die Nachricht "Neues Profil (Mehrwertsteuer): 'AT'" im Chat angezeigt, sobald die Umstellung bei Ihrem Betrieb stattgefunden hat.

Steuerprofile sind auch für laufende Demos verfügbar und werden dort genau gleich behandelt wie bei zahlenden Kunden.

Wie kann man Steuerprofile einschalten?

Das jeweilige Steuerprofil wird automatisch eingeschaltet, wenn Sie die Standardsteuersätze im jeweiligen Land eingestellt haben. Das heißt, wenn sich Ihr Betrieb in Deutschland befindet und Sie bei der Mehrwertsteuer für das Zimmer 7% und bei der Mehrwertsteuer für Verpflegung und anderen Produkten 19% eingestellt haben, wird das Steuerprofil für Deutschland automatisch aktiviert und Sie müssen keine Aktion setzen, um von der Mehrwertsteuersenkung zu profitieren.

Wenn Sie abweichende Einstellungen haben, dann werden die Einstellungen nicht angetastet. Um das Steuerprofil zu aktivieren, gehen Sie zu den Rechnungseinstellungen:

https://zimmersoftware.de/Einstellungen/Rechnung

Stellen Sie dort bei "Mehrwertsteuer / Profil" die Einstellung "Deutschland" ein.

(Das Profil für Österreich wird verfügbar sein, sobald die Mehrwertsteuersenkung beschlossen ist und alle Rahmenbedingungen klar sind.)

Wie kann man Steuerprofile ausschalten?

Wenn Sie keinen Automatismus für die Mehrwertsteuer haben wollen oder wenn Sie gesonderte Mehrwertsteuersätze brauchen (beispielsweise in Zollausschlussgebieten wie Jungholz/Kleinwalsertal in Österreich, Büsingen in Deutschland, etc.) können Sie das Steuerprofil ausschalten indem Sie bei "Mehrwertsteuer / Profil" auf "(manuell)" schalten.

In diesem Fall verhält sich Zimmersoftware genau so wie bisher.

Was passiert mit Buchungen, die in mehrere Perioden fallen?

Wenn eine Buchung in mehrere Abrechnungsperioden fällt, z.B. bei Anreise am 25. Juni und Abreise am 4. Juli, dann wird immer der höhere Mehrwertsteuersatz verrechnet.

Um hier die niedrigst-mögliche Steuer zu bezahlen, können Sie die Buchung in zwei Einzelbuchungen (also vom 25. Juni bis 30. Juni und vom 30. Juni bis 4. Juli) aufteilen, die dann mit den jeweiligen Steuersätzen abgerechnet werden.

Um eine Buchung aufzuteilen, gehen Sie wie folgt vor:

- Öffnen Sie die entsprechende Buchung

- Verkürzen Sie die Buchung indem Sie das Abreisedatum auf 30. Juni setzen

- Klicken Sie auf den Knopf "+ VERLÄNGERUNG HINZUFÜGEN". Es erscheint eine neue Buchung, die an die erste Buchung anschließt und den gleichen Gast aufweist.

- Verlängern Sie diese Buchung auf das tatsächliche Abreisedatum und passen Sie gegebenenfalls die Preise an.

Beide Buchungen werden automatisch auf die gleiche Rechnung gesetzt.

Können unterschiedliche Mehrwertsteuersätze auf einer Rechnung abgerechnet werden?

Ja, es ist kein Problem die oben beschriebenen Einzelbuchungen auf einer Rechnung (oder allgemein beliebige Buchungen, die in verschiedene Perioden fallen) abzurechnen.

Was ist mit Zusatzartikeln?

Liste der Zusatzartikel:

https://zimmersoftware.de/Einstellungen/Lagerartikel

Hier kann nach Einführung der Steuerprofile ein Mehrwertsteuersatz (also Steuersatz für Logis, Steuersatz für Verpflegung oder Normalsteuersatz) angegeben werden. Alle passenden Mehrwertsteuersätze werden beim Einschalten des Steuerprofils entsprechend zugeordnet.

Wenn diese Steuersätze eingestellt sind, dann werden Sie entsprechend der momentan geltenden Mehrwertsteuersätze abgerechnet. (Es gilt immer der Tag an dem der Knopf im Rechnungsbereich gedrückt wird.)

Gesonderte Mehrwertsteuersätze werden nicht angetastet und können auch weiterhin eingestellt werden.

Was ist mit Rechnungspositionen, die von einem Kassensystem auf Zimmer gebucht werden?

Bei Artikeln, die von einem Kassensystem an Zimmersoftware übertragen werden, wird der Steuersatz mitübertragen und von Zimmersoftware nicht verändert.

Es sollte hier ausreichen, die Steuersätze im Kassensystem am Morgen des 1. Juli neu einzustellen.

Was ist mit Österreich und der Schweiz?

In Österreich hat die Bundesregierung eine Senkung aller Mehrwertsteuersätze auf 5% angekündigt, aber nur für bestimmte Betriebe. Es wird daher höchstwahrscheinlich zwei Steuerprofile für Österreich geben (Betriebe, die unter die Regelung fallen und solche, die nicht darunter fallen).

Zum jetzigem Zeitpunkt ist es noch nicht klar, wie die endgültige Regelung aussehen wird.

Aus der Schweiz gibt es bisher keine Ankündigungen bezüglich Mehrwertsteuer. Sollte sich hier etwas ergeben, wird es auch für die Schweiz ein Steuerprofil geben.



Informationen zu COVID-19

Durch die Corona-Krise werden viele Betriebe gezwungen zu schließen oder Arbeiten ins Home-Office zu verlagen.

Auch Hotelbetriebe, Pensionen und Privatvermieter müssen sich an die neuen Gegebenheiten anpassen und reagieren.

Zimmersoftware ermöglicht es, viele Arbeiten zu Hause zu erledigen:

Schlüsselkasten verwenden

Ein Schlüsselkasten mit Codeschloss eignet sich hervorragend dafür, die Zeiten an denen die Rezeption besetzt ist, zu reduzieren.

Mit Zimmersoftware können Sie die Schlüsselcodes direkt in den Buchungen verwalten und auch an Ihre Gäste per E-Mail verschicken.

Das funktioniert auch dann, wenn der Mitarbeiter keinen Zugriff auf den Hotel-E-Mail-Zugang hat, also garantiert per Teleworking.

Schneller Check-In aktivieren

Um die Verweildauer an der Rezeption zu verringern, kann es sinnvoll sein, den schnellen Check-In einzuschalten.

Mit der schneller Check-In Funktion können Sie dem Gast eine E-Mail mit der Aufforderung, seine Daten (und die der Mitreisenden) für das Gästeblatt zu ergänzen, zusenden.
Durch diese Funktion sparen Sie Zeit beim Check-In weil dann bereits alle Daten für die Gästemeldung und/oder Gästekarte vorhanden sind. Auch für den Gast bietet diese Funktion den Vorteil, dass er die Daten in Ruhe zu Hause oder wenn er gerade Zeit hat erledigen kann und der Check-In schneller, angenehmer und reibungsloser abläuft - er muss nur noch unterschreiben, muss nicht mit der Hand ein Formular ausfüllen und die Wartezeit an der Rezeption wird insbesondere bei Reisegruppen stark reduziert.


Getrennte Benutzer für Mitarbeiter anlegen

Wenn Sie Teleworking einsetzen, ist es notwendig, nachvollziehen zu können, welcher Mitarbeiter was getan hat. Mit Zimmersoftware können Sie alle Mitarbeiter mit getrennten Zugängen auszustatten, um die Übersicht zu behalten.